Makkelijkste kassasysteem ooit
Sinds 1 juli 2026 moet elke nieuwe horecazaak die onder de GKS-verplichting valt meteen met GKS 2.0 werken. Heb je al een witte kassa, dan hangt je deadline af van wanneer die kassa geregistreerd werd: 1 juli 2027, 1 juli 2028 of 1 januari 2029. Hieronder lees je wat er precies verandert, welke datum voor jou geldt en wat de overstap kost.
Vier woorden voor grotendeels hetzelfde verhaal, en dat zorgt bij zowat iedereen voor verwarring.
Witte kassa is de volksnaam. Geregistreerd kassasysteem, afgekort GKS, is de officiële term van de FOD Financiën. In het Frans: SCE, système de caisse enregistreuse.
De blackbox, ook zwarte doos of fiscale datamodule (FDM), is geen aparte kassa maar een onderdeel. Het is de beveiligde module die elke transactie ondertekent en onveranderlijk bewaart. Je kassasoftware maakt het ticket, de FDM tekent het.
Een volledig GKS bestaat dus uit twee delen die allebei apart gecertificeerd moeten zijn: de kassasoftware en de fiscale datamodule.
De verplichting hangt aan één drempel: meer dan 25.000 euro jaaromzet exclusief btw uit restaurant- en cateringdiensten. Daarboven moeten alle verrichtingen door een geregistreerd kassasysteem.
Mee tellen maaltijden ter plaatse en catering waarbij je meer doet dan eten afleveren. Niet mee tellen dranken, meeneemmaaltijden en voorverpakte producten zonder bereiding. Die uitzonderingen gelden wel alleen voor de berekening: boven de drempel moet alles door de kassa, dranken en take-away inbegrepen.
De drempel geldt per inrichting, niet per btw-nummer. Twee vestigingen worden apart bekeken, tenzij klanten er vrij tussen kunnen bewegen zonder het gebouw te verlaten.
De regelgeving is sectorblind: wat je doet telt, niet je uithangbord. Een foodtruck valt eronder zodra er dienstverlening bij komt, en een statafel of bestek volstaat al. Idem voor een bakker, slager of ijssalon met verbruikssalon, zodra dat gedeelte boven 25.000 euro uitkomt. Bij een hotel tellen maaltijden op de globale rekening niet mee, die van externe gasten wel. Ook sportkantines en hoevewinkels met verbruiksruimte komen in beeld.
Twijfel je of jouw zaak onder de verplichting valt? Leg je situatie voor aan onze experts en vraag gratis advies aan.
GKS 2.0 is geen kleine update. De architectuur verandert.
| Onderdeel | GKS 1.0 | GKS 2.0 |
|---|---|---|
| Doorsturen van data | de inspecteur las de blackbox ter plaatse uit | de FDM stuurt transactiegegevens rechtstreeks naar de cloud van de FOD Financiën |
| Beveiliging | VAT Signing Card met trage activatieprocedure | cryptografische sleutels zitten in de FDM zelf, de VSC verdwijnt |
| Verbinding | RS-232, dus vaste seriële bekabeling | ethernet, wifi of 4G |
| Kasticket | verplicht op papier | een digitaal ticket per e-mail of QR is wettelijk gelijkwaardig |
| Auditfile | per producent een eigen formaat | één gestandaardiseerde transactie-auditfile |
Mobiele zaken raken vlotter in orde. Zonder seriële kabel, en met wifi of 4G, is een foodtruck of pop-up geen technische lijdensweg meer.
Valt je blackbox zelf uit, dan meld je die panne binnen het uur per e-mail aan de btw-administratie en het herstel binnen 24 uur. Intussen werk je met papieren btw-bonnen. Zonder die terugval is een defecte blackbox zelf een inbreuk.
| Situatie | Uiterste datum |
| Nieuwe horecazaak die onder de verplichting valt | sinds 1 juli 2026 meteen GKS 2.0 |
| Bestaande kassa geregistreerd tot en met 31 december 2017 | 1 juli 2027 |
| Bestaande kassa geregistreerd tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021 | 1 juli 2028 |
| Bestaande kassa geregistreerd vanaf 1 januari 2022 | 1 januari 2029 |
Niet zeker welke datum voor jou geldt? Onze experts zoeken het samen met je uit.
De boetes zijn de zichtbare kant, maar niet de duurste.
Geen conform kassasysteem terwijl het moet: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 bij een tweede, 5.000 daarna. Daarna krijg je drie maanden om in orde te zijn, anders telt het opnieuw. Geen kasticket uitreiken kost 50 euro per ticket (max 500), tot 250 euro (max 5.000) bij herhaling. Bron: KB nr. 44 van 9 juli 2012.
Zwaarder weegt de personeelskant. Met een witte kassa krijgt een voltijdse werknemer tot 360 overuren per jaar zonder toeslag en vrij van RSZ en bedrijfsvoorheffing, zonder GKS 300. Sinds april 2026 loopt het verschil ook op bij de vrijwillige overuren. Bron: RSZ, DmfA-instructies overuren horeca.
Officiële prijzen bestaan niet: de producenten publiceren er geen. Wat wel bekend is, geeft een ordegrootte.
Een fiscale datamodule 2.0 kost ongeveer 300 euro, volgens de enige Belgische leverancier die er publiek een cijfer op plakt. Dat is een indicatie, geen richtprijs.
Een volledig nieuwe opstelling, dus hardware, software, FDM, printer, kassalade en installatie, verschilt sterk per leverancier en per configuratie, maar zit doorgaans tussen 1.000 en 5.000 euro.
Wil je weten wat de overstap in jouw geval kost? Onze experts bekijken je huidige opstelling.
Je aanpak hangt af van waar je staat.
Drie uitstellen, vier deadlines, uitzonderingen op de uitzonderingen. Het is stilaan kafkaiaans, en er in je eentje achter komen wat nu voor jouw zaak geldt, is bijna niet te doen.
Onze experts nemen het met je door. Je legt je situatie voor via het contactformulier en krijgt een concreet antwoord op je eigen geval, in plaats van nog eens dezelfde algemene uitleg.
Probeer unTill Air 14 dagen gratis. Ontdek de functies en richt de backoffice in op basis van jouw onderneming.
